Встречи, календарь... бессмысленный и тусклый свет.
Сегодня хочу поговорить про календари и встречи. О том как вести свой календарь. Как сделать так чтобы ваша жизнь не превратилась в сплошное календарное полотно. Чего не нужно бояться при назначении встреч.
Удивительно, но очень мало людей умеют вести календарь и назначать встречи. Казалось бы, что тут уметь то? Открыл календарь, назначил встречу и всё - радуйся.
Был у меня случай когда мой руководитель назначила мне встречу на время которое уже было занято другой встречей. А потом долго возмущалась что я встречу не принял а вообще посмел отменить. Мои доводы о том что у меня на это время уже была ранее запланирована встреча, не были услышаны. Мол я твой руководитель, двигай свои встречи. При том что слоты рядом были посвободнее.
Любая встреча продолжительностью более 1,5 часов почти наверняка будет контрпродуктивна. Почтив все вопросы можно обсудить за 20 минут.
Нужно подумать над количественным и качественным составом участников. Если на встречу собирается 9 и более человек, то нужно очень хорошо подумать, а действительно ли все эти люди нужны на этой встрече.
Отлично когда вместе с приглашением присылают ещё и повестку встречи. Зачем собираемся, что будем обсуждать. Это даст возможность всем участникам подготовиться, а значит встреча пройдёт быстрее
Расскажу немного о антипаттернах, которые к сожалению можно часто встреть в самых разных организациях.
Работал я одной организации где руководил всем Исполнительный директор а все встречи вели ему секретари, которых точно было не меньше 3-х человек. Работал он конечно в адском режиме, думая что это продуктивно наверное. Утром пока он ехал на работу ему печатали план встреч на день.
Вот прилетает мне встреча с директором, максимум информации которую можно получить это только заголовок из которого обычно можно понять контекст встречи не более чем на 10-20%. Повестки почти всегда нет. Встреча может прилететь в любой момент на любое время и на любую продолжительность. Были случаи когда присылали встречи за 15 минут до начала, а я в это время был на обеде и только идти до офиса мне минут 10, а приём пищи только начался. Сначала я переживал что не попаду на встречу к диреткору на которую меня позвали, что подведу, но спустя примерно год работы я уже не парился совсем, если встречу назначали на неудобное мне время я её отменял, иногда писал комментарий.
Часто встречи выходили за тайминг и вместо заявленных 40-60 минут длились значительно дольше, а это значит что надо смещать все следующие встречи. Встреча могли перенести 2-3-4 раза а в конце просто отменить. Но чаще всего после нескольких переносов встречу нереходила в волшебный статус "ПО ЗВОНКУ", это значит что как только появится окно, секретари начнут обзванивать всех участников встречи и ты должен вот прямо сейчас на неё прийти. Пару раз мне звонили и приглашали на встречу, когда я уже был дома и ужинал, а потом секретарь очень удивлялась почему я не иду на встречу, ведь меня пригласили. Особенно часто встречи "по звонку" не отменялись а просто на них не приглашали. Т.е. назначают встречу, 2-3 раза меняют всремя, потом ставят "по звонку" а потом всё... тишина.
Так вот если вы большой начальник не делайте так, имейте уважение к тем людям с которыми вы встречаетесь.
Обеденный перерыв
Многие сотрудники у кого в календаре нет свободного места часто принебрегают обеденным перерывом, мотивируя это тем что мол некогда, встреча на встрече и вообще вот одна встреча скорее всего раньше закончиться и я перекушу до начала новой. Не делайте так, здоровье у нас одно.
Всегда ставьте себе встречу на обеденный перерыв, повторяющуюся, ежедневную, на одно и тоже время.
Организму требуются такие перерывы, в это время вы можете собственно говоря поесть, просто отдохнуть, помолчать, помедитировать и всделать всё что хотите.
Но Если очень хочется то вы можете самостоятельно назначить встречу и например провести деловой обед.